Опубликовано: 1 мая 2020 г. | 2 мин. чтения

Эти операции – лазейки для мошенников: выдача денег под отчет, возврат товара и денежных средств, корректировка долга, списание товара, сторнирование.

Оптимальные результаты в бизнесе, как и в личном общении, достигаются там, где процессы строятся на доверии, но в формализованных структурах логично создавать системы, где злоупотребления либо невыгодны, либо слишком затруднительны. Ниже 5 процессов которые должны быть под контролем.

1. Выдача денежных средств под отчет – изъятие денег из бизнеса напрямую, особенно если в нем присутствует «серая» часть. Деньги изымают на личные нужды (что незаконно) и гасят чеками. Здесь возникает опасность двух видов: несанкционированное изъятие и долг, «зависший» на директоре или сотрудниках, часто бывающих в командировках.

Вряд ли стоит ждать увольнения ответственного сотрудника или визита представителей фискальных органов. За средства, взятые под отчет, следует своевременно отчитываться. Значительная сумма непогашенного подотчета это денежное выражение риска в балансе компании, к которой следует прибавить доначисления по налогам и штрафы.

2. Возвраты товара и денежных средств в момент их совершения должны быть объектом внимания контролера. Руководитель подписывает кассовые документы, следовательно, этап проставления подписи на кассовом документе – его зона ответственности и контроля.

С помощью возврата предоплаты клиентам можно скрывать истинные продажные цены товара. Пример: с клиента берут 1 000 условных единиц. Отдают ему договор на 1 000 условных единиц. Составляют еще один договор на 500 условных единиц, который хранится в компании, а реальный договор уничтожают. Сценарий может варьироваться. Например, оплату делят на несколько приходных документов: 300, 200 и 500 условных единиц. После закрытия сделки ставят сумму реализации в 500 условных единиц. Приходные документы на 300 и 200 условных единиц переносят на «своего контрагента» и делают «возврат» денег.

3. Корректировка долга контрагента в сторону уменьшения или увеличения. Их крайне сложно обнаружить без навыка работы в учетной программе и при большом количестве контрагентов. Так выводят активы. Например, корректируют долг покупателя и присваивают часть его оплат или товар.

Сведите корректировки к минимуму, а по возможности, исключите. Каждую корректировку ответственный сотрудник должен сопровождать комментарием в учётной программе.


4. Списание – форма уменьшения товарных остатков, при которой активы напрямую уходят со склада, минуя контрагента.

Списание сопровождают бумажным документом, где указывают лицо, принявшее решение о списании; лицо, получившее и уничтожившее списанный актив и причины списания. В документе проставляют подписи все ответственные лица. Регламентированная форма такого документа известна каждому бухгалтеру, однако на практике далеко не каждый бухгалтер утруждает себя ее использованием.

5. Сторнирование (удаление) бухгалтерской записи можно видеть в специальных реестрах учетной программы. Реестры просматривает контролер, а управляющий может изредка проявлять интерес к таким реестрам, например, один раз в полугодие или квартал.

Универсальный рецепт: ввести процедуру для главбуха — регулярно закрывать отчётный период, чтобы избежать правок задним числом и множества ненужных «мягких мест» в учёте + наладить управленческий учёт.
Если вы хотите организовать эффективную систему внутреннего финансового контроля, напишите мне об этом здесь и мы подробно разберем как это сделать для вашего предприятия.

С уважением,
Елена Иванова.